Daten exportieren

Ausgangslage: Sie möchten die Kontakte des Sportcenters Seebach AG oder die Reservierungen einer Woche in einer Tabellenkalkulation auswerten oder an eine Kollegin weitergeben. Ergebnis: Die gewählten Datensätze liegen mit den gewünschten Feldern als XLSX- oder CSV-Datei auf Ihrem Computer. Voraussetzungen: Zugriff auf die jeweilige Liste. Grenzen Sie die Liste vorher mit Filtern und Gruppieren ein, wenn Sie nur einen Ausschnitt brauchen. Dauer: ca. 3 Minuten.

Ablauf

1. Öffnen Sie die Liste, z. B. Kontakte, und wechseln Sie bei Bedarf mit dem Listen-Symbol rechts oben in die Listenansicht (Ansichten wechseln).
2. Markieren Sie die gewünschten Zeilen mit dem Kontrollkästchen am Zeilenanfang. Das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alle Zeilen der angezeigten Seite.
3. Umfasst die Liste mehr als eine Seite, erscheint nach dem Markieren aller Zeilen die Schaltfläche Alle Datensätze auswählen. Klicken Sie darauf, wenn der Export alle Treffer der Suche enthalten soll.
4. Klicken Sie in der Auswahlleiste auf Aktion und wählen Sie Export. Der Dialog Daten exportieren öffnet sich.
5. Wählen Sie links unter «Verfügbare Felder» die gewünschten Felder (Suche und Pluszeichen) und ordnen Sie rechts unter «Zu exportierende Felder» die Reihenfolge.
6. Wählen Sie bei Export Format: zwischen XLSX (Vorgabe) und CSV.
7. Klicken Sie auf Export. Die Datei wird heruntergeladen.

Varianten

• Schnellexport: Das Download-Symbol neben Anlegen (Alles exportieren) exportiert die Liste als XLSX mit den sichtbaren Spalten, ohne Dialog.
• Vorlage: Haben Sie eine Feldauswahl zusammengestellt, speichern Sie sie im Dialog als Vorlage und laden sie beim nächsten Export unter «Vorlage:» wieder.
• Export für spätere Importe: Aktivieren Sie Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export). Der Dialog bietet dann nur Felder an, die sich wieder importieren lassen.

Prüfen

• Die heruntergeladene Datei enthält so viele Zeilen, wie Sie markiert haben (bzw. die Datensatzzahl oben rechts im Seitenzähler bei Alle Datensätze auswählen).
• Die Spalten entsprechen den Feldern unter «Zu exportierende Felder».

Tipp: Filtern Sie zuerst, markieren Sie dann alle Zeilen und exportieren Sie nur die Felder, die Sie wirklich brauchen – das hält die Datei übersichtlich.

Achtung: Exportdateien enthalten Personendaten Ihrer Kundschaft. Speichern Sie sie nur an geschützten Orten und löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.

Verwandte Seiten

• Filtern und gruppieren – die Liste vor dem Export eingrenzen.
• Favoriten speichern – eine wiederkehrende Auswahl ablegen.
• Kontakt erfassen – Beispiel für eine häufig exportierte Liste.