Kontakt erfassen
Wo: Kontakte
Auf diesem Screen erfassen Sie eine Person oder eine Firma mit ihren Adress- und Kontaktdaten. Einer Person oder Firma können Sie weitere Kontakte unterordnen, zum Beispiel Ansprechpersonen einer Firma oder die Kinder von Eltern.
Was Sie hier tun
- Eine neue Person oder Firma mit Name und Adresse erfassen.
- Die Adressart wählen, wenn eine zusätzliche Adresse zu einem bestehenden Kontakt gehört, z. B. eine Rechnungsadresse (siehe Unternehmen mit Kontakten anlegen).
- Bei Personen Geburtsdatum und AHV-Nummer eintragen.
- Untergeordnete Kontakte (Ansprechpersonen, Kinder) im Reiter Kontakte & Adressen anlegen.
Die wichtigsten Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Name der Person oder Firma. Bei Einzelpersonen Nach- und Vorname, bei Unternehmen der Firmenname. |
| Verbundenes Unternehmen | Ordnet eine Person einer Firma oder einer anderen Person zu, z. B. ein Kind seinem Elternteil. Das Feld legt keine Rechnungsadresse fest; diese bestimmen Sie bei der Anmeldung im Feld Rechnungsadresse. |
| Adressart | Ordnet die Adresse einem Zweck zu: Kontakt, Rechnungsadresse, Lieferadresse (in Coach-Instanzen Spieler), Andere Adresse oder Privatadresse. Im Dialog Anlegen Kontakt ist Andere Adresse vorbelegt. |
| Strasse / PLZ / Stadt / Land | Die vollständige Adresse; nach Eingabe der PLZ schlägt das System die Stadt vor. |
| Saldo Kundenkonto | Zeigt das Guthaben des Kontakts, falls eines besteht (nur Anzeige). |
| E-Mail / Telefon | Kontaktangaben, auch Grundlage für den Portalzugang. |
| Geburtsdatum | Im Reiter Persönliche Auskunft; nur bei Einzelpersonen sichtbar. |
| AHV-Nummer | Nur bei Einzelpersonen sichtbar, sofern Sport Coach installiert ist. |
| Stichwörter | Frei vergebene Schlagwörter zur Einordnung des Kontakts, siehe Stichwörter. |
| Verwenden Sie eine Sonderfarbe | Hebt den Kontakt farblich hervor. |
Schaltflächen und Status
| Schaltfläche / Status | Wirkung |
|---|---|
| Beziehungen | Öffnet die Liste der Beziehungen dieses Kontakts, z. B. «gesetzlicher Vertreter von». Das ist eine Zusatzinformation (etwa für das Online-Formular) und ersetzt nicht das Feld Verbundenes Unternehmen. |
Weitere Reiter
Unter den Stammdaten finden Sie Reiter für Kontakte & Adressen (untergeordnete Kontakte, siehe unten), Verknüpfungen (Beziehungen zu anderen Kontakten), Partner-Zuordnung, Anwesenheit, Verkauf & Einkauf (Konditionen), Buchhaltung (Konto und Zahlungsweise), Mahnwesen (Mahnregel des Kontakts, siehe Mahnwesen einrichten), Interne Notizen (auch eine Warnung, die bei einer Rechnung für diesen Kontakt erscheint) sowie Mitgliedschaft und Center für Mitgliedschaften, Rabatte und Abos. Oben rechts lässt sich ein Foto hinterlegen.
Untergeordnete Kontakte
Im Reiter Kontakte & Adressen stehen die einem Kontakt untergeordneten Kontakte als Karten: bei einer Firma ihre Ansprechpersonen und weitere Adressen, bei einer Einzelperson zum Beispiel ihre Kinder. Die Schaltfläche Hinzufügen erscheint im Bearbeiten-Modus und öffnet den Dialog Anlegen Kontakt. Die Adresse des übergeordneten Kontakts wird übernommen.
Ein untergeordneter Kontakt trägt im Feld Verbundenes Unternehmen den übergeordneten Kontakt. In Liste und Kanban erscheint er mit beiden Namen, zum Beispiel «Anna Meier, Lina Meier». Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Unternehmen mit Kontakten anlegen und Familie: Eltern und Kinder erfassen.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Anlegen.
- Wählen Sie, ob es sich um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handelt, und tragen Sie Name und Adresse ein.
- Öffnen Sie bei Einzelpersonen den Reiter Persönliche Auskunft und tragen Sie das Geburtsdatum ein.
- Um ein Kind oder eine Ansprechperson zuzuordnen, öffnen Sie den Reiter Kontakte & Adressen klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Hinzufügen. Wählen Sie im Dialog Anlegen Kontakt Einzelperson und die Adressart (für Kinder und Ansprechpersonen Kontakt), tragen Sie den Namen ein und klicken Sie auf Speichern und Schliessen. Die gesetzliche Vertretung hinterlegen Sie bei der Anmeldung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Anlegen über die Suche, ob die Person nicht bereits als Kontakt existiert – doppelte Kontakte erschweren später die Abrechnung.
Zugehörige Abläufe
- Unternehmen mit Kontakten anlegen – Ansprechpersonen und Adressarten einer Firma.
- Familie: Eltern und Kinder erfassen – Kinder den Eltern unterordnen und anmelden.
- Kontakte zusammenführen – doppelte Kontakte bereinigen
- Kontakte importieren und exportieren – Kontaktlisten aus und nach Excel
- Anmeldeformulare gestalten – Kontakte auch über ein Web-Formular anlegen lassen.
- Portalzugang einladen – dem Kontakt Zugang zum Portal geben.