Kontakte
Kontakte sind das Herzstück der Jawengo-Suite: dieselbe Kundin, die im Center einen Platz reserviert, meldet sich vielleicht auch bei Sport Coach zu einem Kurs an und erhält später über die Abrechnung eine Rechnung. Dieses Kapitel zeigt, wie Sie einen Kontakt erfassen und wie Sie ein Web-Formular gestalten, über das sich Interessierte selbst anmelden.
Kontakte können Einzelpersonen oder Unternehmen sein. Ein Kontakt kann einem anderen untergeordnet werden, zum Beispiel eine Ansprechperson ihrer Firma oder ein Kind seinem Elternteil. Diese Zuordnung wirkt sich auf Rechnungsempfänger, Familienrabatt und Portalzugang aus.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung | Beispiel Sportcenter Seebach |
|---|---|---|
| Kontakt | Eine Person oder ein Unternehmen im System. | «Anna Meier», «Sportcenter Seebach AG». |
| Unternehmen | Eine Firma. Ihr sind Ansprechpersonen und weitere Adressen untergeordnet (Reiter Kontakte & Adressen). | «Sportcenter Seebach AG» mit drei Standorten. |
| Familie | Kein eigener Kontakttyp: ein Elternteil als Einzelperson, dem die Kinder untergeordnet sind. | Jonas Frei mit Elin und Mats; Anna Meier mit Lina und Noah. |
| Verbundenes Unternehmen | Feld, das einen Kontakt einem anderen unterordnet, bei Firmen wie bei Familien. | Lina Meier gehört zu Anna Meier. |
| Adressart | Zweck eines untergeordneten Kontakts: Kontakt, Rechnungsadresse, Lieferadresse (in Coach-Instanzen Spieler), Andere Adresse, Privatadresse. | Ansprechperson = Kontakt. |
| Beziehungen | Zusätzliche Verknüpfung zwischen Kontakten (Reiter Verknüpfungen), etwa «gesetzlicher Vertreter von». Sie ersetzt das Feld Verbundenes Unternehmen nicht. | Wirkt auf das Online-Formular, nicht auf Portal oder Familienrabatt. |
| Gesetzliche Vertretung | Feld der Anmeldung: die erziehungsberechtigte Person des Teilnehmers. | Anna Meier bei der Anmeldung von Lina. |
| Anmeldeformular | Ein öffentliches Web-Formular, dessen Eingaben direkt einen Datensatz erzeugen. | Ein Formular für die Anmeldung zum Kurs «Tennis Anfänger». |
Einzelperson, Unternehmen oder Familie?
- Es ist eine Firma oder ein Verein mit Ansprechpersonen: erfassen Sie ein Unternehmen und ordnen Sie die Personen darunter an, siehe Unternehmen mit Kontakten anlegen.
- Es sind Eltern mit Kindern: erfassen Sie die Eltern als Einzelperson und ordnen Sie die Kinder unter, siehe Familie: Eltern und Kinder erfassen.
- Es ist eine einzelne Person ohne Angehörige: erfassen Sie eine Einzelperson, siehe Kontakt erfassen.
Zusammenhang
Ein Kontakt wird einmal erfasst und danach in Center, Sport Coach, Vereinsverwaltung und Abrechnung wiederverwendet. Anmeldeformulare erzeugen automatisch neue Kontakte oder Datensätze, wenn jemand ein öffentliches Formular ausfüllt – dieselben Kontakte lassen sich danach wie von Hand erfasste Kontakte weiterbearbeiten.
Typischer Ablauf
- Kontakt erfassen, mit Adresse und Geburtsdatum (Kontakt erfassen).
- Unternehmen mit Ansprechpersonen anlegen (Unternehmen mit Kontakten anlegen) oder Familie erfassen (Familie: Eltern und Kinder erfassen).
- Anmeldeformulare gestalten, damit sich Interessierte selbst über die Website anmelden können (Anmeldeformulare gestalten).
- Zugang geben, falls die Person im Portal ihre eigenen Daten sehen soll, siehe Portalzugang einladen.
In diesem Kapitel
- Kontakt erfassen – einen neuen Kontakt anlegen.
- Unternehmen mit Kontakten anlegen – Ansprechpersonen, Adressarten und Rechnungsempfänger.
- Familie: Eltern und Kinder erfassen – Kinder den Eltern unterordnen, anmelden, Rechnung an die Eltern.
- Kontakte zusammenführen – doppelte Kontakte zu einem vereinen.
- Kontakte importieren und exportieren – Kontaktlisten aus und nach Excel.
- Anmeldeformulare gestalten – ein Web-Formular für Anmeldungen aufbauen.
Häufige Fragen
- Wie hängen Kind und Eltern zusammen? Das Kind ist den Eltern über das Feld Verbundenes Unternehmen untergeordnet, die gesetzliche Vertretung tragen Sie bei der Anmeldung ein, siehe Familie: Eltern und Kinder erfassen.
- Woher kommen Kontakte, die sich online angemeldet haben? Aus einem Anmeldeformular, siehe Anmeldeformulare gestalten.
Tipp: Prüfen Sie bei neuen Kontakten immer, ob die Person nicht schon existiert – die Suche findet auch ähnliche Namen.