Filtern und gruppieren

Ausgangslage: Die Kontaktliste des Sportcenters Seebach AG umfasst 130 Einträge, Sie suchen aber nur die Familie Meier oder alle Unternehmen. Ergebnis: Die Liste zeigt nur die passenden Datensätze, auf Wunsch in aufklappbaren Gruppen. Voraussetzungen: Eine geöffnete Liste, z. B. Kontakte. Dauer: ca. 5 Minuten.

Ablauf

1. Tippen Sie einen Begriff, z. B. «Meier», in die Suchleiste und drücken Sie die Eingabetaste. Es entsteht die Facette Name Meier. Mit dem Kreuz an der Facette entfernen Sie sie wieder.
2. Klicken Sie unter der Suchleiste auf Filter. Das Dropdown zeigt vorbereitete Filter, z. B. Individuen, Unternehmen oder Archiviert. Ein Klick setzt oder entfernt den Filter.
3. Wählen Sie mehrere Filter, kombiniert das System sie: Filter derselben Gruppe gelten als «oder», verschiedene Facetten gelten gleichzeitig.
4. Für eigene Bedingungen klicken Sie am Ende des Dropdowns auf Benutzerdefinierten Filter hinzufügen, wählen Feld, Operator und Wert und klicken auf Anwenden.
5. Klicken Sie auf Gruppieren nach und wählen Sie ein Merkmal, z. B. Land. Die Liste zeigt Gruppenzeilen mit einem Zähler.
6. Klicken Sie danach auf ein zweites Merkmal, z. B. Unternehmen: Es entsteht eine mehrstufige Gruppierung (Facette «Land > Unternehmen»). Ein erneuter Klick auf dieselbe Option hebt sie auf.
7. Klicken Sie auf eine Gruppenzeile, um sie auf- oder zuzuklappen.
8. Weitere Merkmale wählen Sie mit Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen.

Varianten

• Kanban und Pivot: In der Kanban-Ansicht werden Gruppen zu Spalten, die Pivot-Ansicht übernimmt sie als Zeilen (Ansichten wechseln).
• Standardfilter: Viele Listen öffnen mit einem Filter, z. B. Aktive Reservierungen. Entfernen Sie dessen Facette mit dem Kreuz, sehen Sie alle Datensätze.

Prüfen

• Der Seitenzähler oben rechts (z. B. «1-80 / 130») nennt die Zahl der Treffer.
• Filter, Gruppierungen und Suchtexte stehen als Facetten in der Suchleiste. Der Trichter kennzeichnet Filter, der Balken eine Gruppierung.

Tipp: Kombinieren Sie beides: erst Unternehmen filtern, dann nach Land gruppieren. Wollen Sie das Ergebnis behalten, speichern Sie es als Favorit.

Verwandte Seiten

• Ansichten wechseln – dieselben Daten als Karten, Tabelle oder Diagramm.
• Favoriten speichern – die Suche für später ablegen.
• Daten exportieren – das Ergebnis als Datei herausgeben.