Unternehmen mit Kontakten anlegen
Ausgangslage: Eine Firma, zum Beispiel die «Pilates Studio Glatt AG», bucht bei Ihnen Plätze oder Kurse. Sie möchten die Firma einmal erfassen und ihre Ansprechpersonen und weitere Adressen darunter ablegen. Ergebnis: Ein Unternehmen mit einer Ansprechperson und gegebenenfalls weiteren Adressen, die Sie in der Kontaktliste und auf der Firmenkarte wiederfinden. Voraussetzungen: Die Firma existiert noch nicht (prüfen Sie vorher über die Suche, siehe Kontakt erfassen). Dauer: ca. 5 Minuten
Ablauf
- Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Anlegen.
- Wählen Sie Unternehmen. Der Umschalter zwischen Einzelperson und Unternehmen erscheint im Bearbeiten-Modus.
- Tippen Sie den Unternehmensnamen und tragen Sie die Adresse ein (Strasse, PLZ, Stadt).
- Klicken Sie auf Speichern.
- Öffnen Sie den Reiter Kontakte & Adressen. Hier stehen alle untergeordneten Kontakte und Adressen der Firma als Karten.
- Klicken Sie auf Bearbeiten (nach dem Speichern steht das Formular im Lesemodus) und dann auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Anlegen Kontakt; wählen Sie dort Einzelperson, falls Unternehmen vorbelegt ist. Strasse, PLZ und Stadt übernimmt das System vom Unternehmen; Name, E-Mail und Telefon bleiben leer.
- Wählen Sie die Adressart (siehe unten). Für eine Ansprechperson wählen Sie Kontakt.
- Tippen Sie Nachname, Vorname und E-Mail der Ansprechperson und klicken Sie auf Speichern und Schliessen. Die Person erscheint als Karte im Reiter.
Adressarten
Die Adressart legt fest, wofür ein untergeordneter Kontakt oder eine Adresse dient.
| Adressart | Verwendung |
|---|---|
| Kontakt | Ansprechperson der Firma, zum Beispiel eine Sachbearbeiterin. |
| Rechnungsadresse | Abweichende Adresse für Rechnungen, zum Beispiel die Buchhaltung. |
| Lieferadresse | Abweichender Ort für Lieferungen. In Instanzen mit Sport Coach heisst die Adressart Spieler. |
| Andere Adresse | Weitere Adresse ohne besonderen Zweck, zum Beispiel ein zweiter Standort. |
| Privatadresse | Private Adresse einer Person. |
Achtung: Im Dialog Anlegen Kontakt ist Andere Adresse vorbelegt, nicht Kontakt. Prüfen Sie die Adressart bei jeder neuen Ansprechperson, sonst wird sie nicht als Kontakt eingeordnet.
Wer erhält die Rechnung?
- Eine Person, die einem Unternehmen untergeordnet ist, rechnet über dieses Unternehmen ab: Das verbundene Unternehmen ist der Rechnungsempfänger.
- Eine Firma oder eine Person ohne verbundenes Unternehmen ist ihr eigener Rechnungsempfänger.
- Eine abweichende Rechnungsadresse der Firma hinterlegen Sie unter Kontakte & Adressen mit der Adressart Rechnungsadresse. Bei Kursanmeldungen in Sport Coach bestimmen Sie den Empfänger zusätzlich im Feld Rechnungsadresse der Anmeldung, siehe Familie: Eltern und Kinder erfassen.
Varianten
- Mehrere Standorte: Legen Sie je Standort einen Eintrag mit der Adressart Andere Adresse an, wie bei der «Sportcenter Seebach AG» mit Sportzentrum Seebach, Tennishalle Nord und Aussenanlage Katzensee.
- Ansprechperson mit Funktion: Eine Person mit der Adressart Kontakt zeigt zusätzlich ihre Funktion, wie Roland Kunz in der «Bau AG Glattbrugg».
- Familie statt Firma: Eltern mit Kindern erfassen Sie nicht als Unternehmen, sondern als Einzelperson mit untergeordneten Kontakten, siehe Familie: Eltern und Kinder erfassen.
Prüfen
- Im Reiter Kontakte & Adressen erscheint die neue Karte mit der gewählten Adressart.
- In der Kontaktliste und im Kanban finden Sie die Firma als eigene Karte; mit dem Filter Unternehmen sehen Sie nur Firmen.
Tipp: Legen Sie Ansprechpersonen immer unter der Firma an und nicht als eigenständige Kontakte. So bleibt die Firma der Rechnungsempfänger und Sie finden alle Personen an einem Ort.
Verwandte Seiten
- Kontakt erfassen – alle Felder des Kontaktformulars.
- Familie: Eltern und Kinder erfassen – derselbe Aufbau mit einer Person als Elternteil.
- Kontakte zusammenführen – Dubletten bereinigen.